Zeit fürs Kerngeschäft. So etabliert etwa die DMS-Lösung
enaio von Optimal Systems effiziente Prozesse in allen
Unternehmensbereichen, indem es die komplette Aktenverwaltung
inklusive Archivierung übernimmt. „Die
Software speichert alle zu einem Vorgang gehörenden
Dokumente zentral in der digitalen Vorgangsakte. Sie digitalisiert
Papierdokumente und stellt sie zusammen mit
elektronischen Dokumenten zur Verfügung“, erklärt Kaiser.
Tagesgeschäft und Archiv werden so von einer einzigen
Lösung abgedeckt. Unternehmen nutzen damit eine
zentrale, revisionssichere Ablage, die alle Daten schützt
und trotzdem verfügbar hält.
EFFIZIENT UND
RESSOURCENSCHONEND
Der Gesetzgeber regelt Archivierung und Aufbewahrung
für Unterlagen in Papier- und digitaler Form. Letzteres
mit den Richtlinien der GoBD (Grundsätzen zur
ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer
Form sowie zum Datenzugriff), dem Handelsgesetzbuch
(§§ 239, 257 HGB) sowie der Abgabenordnung
(§§ 146, 147 AO). Darunter fallen Bücher
und Aufzeichnungen, Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen,
Geschäfts- und Handelsbriefe sowie
geschäftsrelevante E-Mails. In der Regel gilt eine
Aufbewahrungspflicht von sechs oder zehn Jahren. Ob
digitalisiert oder in Papierform: Die Revisionssicherheit
muss immer gewährleistet sein.
„Sei es die Ordnung unstrukturierter Dateien oder die
Einhaltung kritischer Fristen – der Überblick bleibt stets
erhalten“, beschreibt Kaiser das Lifecycle Management
mit enaio. Eine professionelle Archivierungslösung entlastet
Unternehmen, übernimmt die meisten Schritte automatisiert
– und schont damit die Ressourcen für betriebsrelevante
Aufgaben. ||
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Über ein DMS
wie enaio abgelegte
Daten bleiben transparent
und sicher
für neue Mitarbeiter
erhalten.
(© Optimal Systems)