DIE DMS-LÖSUNG ENAIO SORGT FÜR OPTIMIERTE DOKUMENTENPROZESSE
DEN ÜBERBLICK BEHALTEN
New Work, Digital Office, elektronische Akten – spätestens seit
Corona streben Unternehmen nach digitalen Lösungen, um ihre
Arbeitsprozesse zu optimieren. Doch weniger Papierakten bedeuten
nicht weniger Pflichten: Auch digitale Akten unterliegen gesetzlichen
Vorgaben zur ordnungsgemäßen Archivierung. Dokumentenmanagementsysteme
(DMS) entlasten Unternehmen und archivieren
elektronische Akten gesetzeskonform und revisionssicher. Gleichzeitig
bieten DMS-Lösungen wie enaio von Optimal Systems einen
sicheren, zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente.
OPTIMAL SYSTEMS Eine digitale Ablageform
entlastet Unternehmen in vielerlei Hinsicht: Ressourcen,
Fehlerquote und Kosten werden mit digital archivierten
Dokumenten deutlich reduziert. Denn je größer der Aktenbestand
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und je länger die Aufbewahrungszeit, desto
mehr Platz und Budget sind erforderlich. Elektronische
Speichermedien überzeugen hier in allen Punkten. Zudem
profitieren alle Mitarbeiter von einem schnelleren
und einfacheren Zugriff auf Informationen, wodurch sie
interne und externe Anfragen effizient beantworten können.
Auch das Wissensmanagement im Unternehmen
macht sich diesen Vorteil zunutze. „Wenn Beschäftigte
das Unternehmen verlassen, bleiben über das DMS abgelegte
Daten transparent und sicher für neue Mitarbeiter
erhalten“, hebt Sven Kaiser, Chief Marketing Officer
bei Optimal Systems, den Effizienzgewinn eines digitalen
Archivs hervor.
Eine weitere Optimierung der Unternehmensprozesse
schafft die Kombination aus Dokumentenmanagementsystem
(DMS) und digitalem Archiv. Weniger Medienbrüche
bedeuten weniger Suchaufwand und somit mehr
Bestimmungen zur
revisionssicheren Archivierung
• Vollständig: Archivierte Dokumente müssen
vollständig und sicher sein.
• Ordnungsgemäß: Jedes Dokument muss ord-
nungsgemäß archiviert werden. Dabei gelten
je nach Dokumententyp unterschiedliche
Vorgaben.
• Rechtzeitig: Die Archivierung muss auf dem
schnellsten Weg erfolgen.
• Unveränderlich: Jedes Dokument muss in der
ursprünglichen und unveränderbaren Form
archiviert werden.
• Benutzerrechte: Zum Schutz vertraulicher
Informationen ist ein Berechtigungskonzept für
die archivierten Dokumente notwendig.
• Zugangssicherheit: Jedes Dokument muss
innerhalb einer angemessenen Frist wiederauffind-
bar und reproduzierbar sein.
• Aufbewahrungsfrist: Die jeweilige Frist eines
Dokuments muss eingehalten werden. Innerhalb
der gesamten Aufbewahrungsfrist müssen alle
Dokumente einsehbar sein.
• Aktivitätenprotokoll: Jede Aktivität im Archiv
muss sauber dokumentiert werden.
• Prozessüberprüfung: Ein sachverständiger Dritter
muss jederzeit den gesamten Archivierungsprozess
überprüfen können.
• Grundsatzordnung: Jede Migration und Änderung
am Archivsystem muss nach den oben genannten
Grundsätzen ausgeführt werden.
Über ein DMS
wie enaio abgelegte
Daten bleiben transparent
und sicher
für neue Mitarbeiter
erhalten.
(© Optimal Systems)