Kurzinterview mit Jürgen Mass, Systemhaus Bissinger
„DER KUNDE MUSS ERST
VERSTEHEN, WAS MÖGLICH IST“
Digital Imaging 6-2021 | 37
geht es vor allem um Personaldokumente – von Arbeitsverträgen
und Zeugnissen über Bescheinigungen,
Anmeldebestätigungen, Krankmeldungen und Urlaubsanträgen
bis zu Lohnabrechnungen. Um dieser Menge
Herr zu werden, hat WSM Personal von Beginn an alle
Dokumente ausschließlich digital verwaltet, zunächst in
einem eigenen Ordnersystem.
Doch der Wunsch, von überall schnell auf die Dokumente
zugreifen zu können, veranlasste Geschäftsführer
Markus Maier 2015, ein Cloud-basiertes DMS zu
suchen. Zum Auswahlprozess sagt Maier: „Docuware
hatte nach sorgfältiger Marktrecherche aufgrund seines
vollständig in der Cloud bereitgestellten Funktionsumfangs
klar die Nase vorn.“
INTEGRIERTES
SIGNATURVERFAHREN
Mit Docuware Cloud hat der Personaldienstleister verschiedene
Workflows eingerichtet, unter anderem für
die Bearbeitung von Pkw-Verträgen und Urlaubsanträgen,
die mit Web-basierten Formularen gemanagt
werden.
Von zentraler Bedeutung für WSM Personal ist der Abschluss
von Arbeitsverträgen. Da das Unternehmen sein
Personal aus dem Ausland rekrutiert und die Bewerber
einen unterschriebenen Arbeitsvertrag in den Händen
halten wollen, bevor sie sich auf den Weg nach
Deutschland machen, ist ein digitales Signaturverfahren
unabdingbar. Früher wurde dies mit einem Drittanbieter
abgewickelt, seit 2020 mit der in Docuware integrierten
Lösung des Signatur-Dienstleisters Validated ID. Markus
Maier ist zufrieden: „Die in Docuware integrierte Signatur
erhöht unsere Agilität und Schnelligkeit vor allem
beim Abschließen von Arbeitsverträgen in verschiedenen
Ländern. Ohne DMS würden wir mindestens zwei
zusätzliche Personen in der Verwaltung benötigen.“
Der Prozess startet damit, dass der in der ERP-Branchenlösung
‚zvoove‘ erstellte Arbeitsvertrag im zentralen
Dokumenten-Pool abgelegt wird. In dem Dokument
befindet sich ein Statusfeld zum Unterschreiben bzw.
Signieren; E-Mail-Adresse sowie Telefonnummer des
Bewerbers sind für die Zwei-Faktor-Authentifizierung
hinterlegt. Nach Übergabe an die Validated-ID-Schnittstelle
erfolgt der E-Mail-Versand mit einem Link. Nach
Anklicken erscheint das Dokument im Browser und wird
auf dem Handy-Display per Finger, auf dem Laptop mit
der Maus unterschrieben; durch Eingabe eines parallel
versandten SMS-Codes wird der Signier-Vorgang abgeschlossen.
Den fertigen Vertrag, der automatisch in Docuware archiviert
wird, erhält der neue Mitarbeiter per E-Mail.
Das Signaturverfahren kommt auch bei anderen Dokumenten
wie etwa Aufhebungsverträgen oder Einsatzmitteilungen
zum Einsatz. |ho|
Die Umsetzung des Docuware Cloud-Projekts bei der
WSM Personal GmbH sowie der Support laufen über
den lokalen ADP (autorisierten Docuware-Partner) Systemhaus
Bissinger. Wir sprachen mit Jürgen Mass, Prozessmanagement
und DMS Consultant bei Bissinger,
über die Besonderheiten, Herausforderungen und Erfahrungen
in der Zusammenarbeit.
DI Was war die größte Herausforderung bei der Umsetzung
des Projektes bei WSM Personal?
JÜRGEN MASS: Wir waren der erste Docuware-Partner,
der die Integration der digitalen Unterschrift umsetzte
und wussten nicht, auf was wir uns einließen.
Somit sind wir Schritt für Schritt an die Sache herangegangen.
DI Wovon war WSM Personal bei der Einführung von
Docuware am meisten begeistert?
JÜRGEN MASS: Von der Möglichkeit, ganz auf die
Archivierung von Papierunterlagen in Aktenschränken
und digitalen Dateien in einem eigenen Ordnersystem
zu verzichten, da diese sich jetzt strukturiert in einem
zentralen Dokumenten-Pool befinden. Auf diesen können
Berechtigte von überall her schnell zugreifen.
DI Was hat der Kunde nicht direkt erwartet und wovon
wurde er positiv überrascht. Anders formuliert: Was hat
ihm mehr Nutzen gebracht, als vor Einführung des Systems
gedacht?
JÜRGEN MASS: Ohne das Dokumentenmanagement-
System hätte WSM Personal mindestens zwei zusätzliche
Personen in der Verwaltung benötigt.
Jürgen Mass:
„Durch die in Docuware
integrierte
digitale Signatur
kann WSM Personal
Arbeitsverträge in verschiedenen
Ländern
schneller abschließen.“