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BIT 02-2017

BIT 2–2017 | 59 Font-Attribute sowie andere Merkmale, die den Output beeinflussen. Der Nutzen liegt auf der Hand: Produk tionsprobleme durch unbeabsichtigte Änderungen an der Sendung werden vermieden. Reprints bedeuten immer Nachbearbeitungskosten und beeinträchtigen die Glaubwürdigkeit des Druckzentrums gegenüber seinen Auftraggebern. Welche Brisanz dieses Thema hat, zeigt das folgende Beispiel: Ein namhafter Direktmailing-Anbieter erstellt monatlich 1200 verschiedene Dokumente, in der Regel relativ ein - fache, doppelseitig gedruckte und personalisierte Briefe und Anschreiben. Für die nächsten Jahre rechnet er mit bis zu 5.000 verschiedenen Versionen monatlich. Schon bei der jetzigen Anzahl fällt es dem Unternehmen schwer, mit den unterschiedlichen Varianten sicher umzugehen. Und die Nachfrage nach personalisierten Dokumenten steigt. Wohl kaum ein Unternehmen wäre in dieser Situation noch in der Lage, die unterschiedlichen Versionen manuell auf die notwendigen Übereinstimmungen und zulässigen Abweichungen (u. a. Datum, Adressfeld) zu prüfen. Keine Änderungen mehr während der Freigabe Eine weitere Herausforderung: die Verwendung von variablen Schriften (Fonts). Viele Prüfprogramme, die meisten von ihnen arbeiten auf der Basis von PDF-Dateien, sind nicht in der Lage, Dokumente mit unterschiedlichen Fonts zu vergleichen. Und ein manueller Vergleich auf Wortebene durch Korrekturleser ist viel zu aufwändig und daher keine wirkliche Alternative. Abhilfe können Tools wie DocBridge Delta schaffen. Diese lassen sich derart konfigurieren, dass Schriften vom Vergleich ausgenommen werden – sowohl auf Wort- und Pixelebene. Darüber hinaus existieren Textbild Engines, die die notwendigen Korrekturen während des Druckens vornehmen. Dabei versteht es sich von selbst, dass Dokumente, die sich in der Überprüfungs und Freigabephase befinden, nicht mehr verändert werden. Zu beachten ist dabei, dass einzelne Elemente durchaus in mehreren Dokumenten auftauchen. In diesem Fall sind die Teile, die gerade auf ihre Freigabe warten, in einen separaten Ordner zu verschieben. Auf diesen kann dann nur noch schreibgeschützt, also ohne Änderungsfunktion, zugegriffen werden. Fazit: Zeit- und Kostendruck, hohe Compliance-Anforderungen, Änderungen in letzter Minute, personelle Engpässe – es gibt wohl kaum ein Unternehmen, das nicht damit zu kämpfen hat. Dennoch müssen variable Dokumente für die Kundenkommunikation pünktlich, budgetgerecht und hundertprozentig fehlerfrei ver - sendet werden. Berücksichtigt man die hier dargelegten Prinzipien, lässt sich diese Herausforderung souverän meistern. Etliche Firmen haben bereits einige von diesen Strategien in ihre Arbeitsabläufe integriert. Die besten Resultate lassen sich allerdings erzielen, wenn alle Strategien umgesetzt werden. Zusammen mit einem leistungsfähigen, stabilen Content- Management-System, das Texte, Karten, Logos, Signaturen etc. verarbeitet und darüber hinaus Funktionen wie Versionskontrolle, automatische Benachrichtigungen und Anzeige von Fälligkeitsterminen besitzt, wird die Qualitätssicherung insgesamt vereinfacht und zuverlässiger gemacht. Die Methoden bauen aufeinander auf und unterstützen Unternehmen jeder Größe und Struktur dabei, Risiken und Fehlerquellen in der individualisierten Kundenkommunikation zu minimieren. (www.compart.com) Compart AG startet Kampagne zu Qualitäts - sicherung in der Dokumentenverarbeitung Was tun, wenn die gesetzlichen Anforderungen in der Dokumentenverarbeitung zunehmen? Fakt ist: Unternehmen müssen immer komplexere Auflagen für Archivierung, Reporting und Datenschutz beachten. Hinzu kommt die steigende Anzahl an Dokumentversionen als Folge der zunehmenden Personalisierung in der Kundenkommunikation. Es wäre fahrlässig, sich ohne Kontrolle darauf zu verlassen, dass die Dokumente immer regelkonform und korrekt sind. Besser, weil sicherer ist eine IT-gestützte Qualitätssicherung. Über die verschiedenen Aspekte und den Nutzen einer automatisierten Qualitätsprüfung klärt eine aktuelle Kampagne der Compart AG auf. Unter der Adresse www.compart.com/de/dokumentenanalyse findet man kostenlose Whitepaper zum Herunterladen, Videos, Hintergrundartikel sowie Beispiele aus der Praxis, die darlegen, warum sich Unternehmen aller Branchen mit einer stringenten Qualitätssicherung in der Dokumentenverarbeitung auseinandersetzen sollten. Eine anschauliche Grafik listet die Vorteile der IT-gestützten Dokumentenprüfung auf und soll darüber hinaus Impulse für die Optimierung der eigenen Qualitätskontrolle liefern. Mehr Informationen unter: www.compart.com/de/ dokumentenanalyse


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