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Basis dieser Strategie sind sieben Regeln: 1. Durchgängige Transparenz 2. Überprüfung des Audits 3. Versionskontrolle 4. Automatisierter Dokumentenvergleich 5. Vorsicht bei variablen Fonts 6. Stringentes Content Management 7. Keine überflüssigen Modifikationen Checkliste ist das A und O Typisch für viele Unternehmen ist: Man druckt tausend Exemplare eines geplanten Mailings und vergleicht diese mit den Dokumenten der letzten Aussendung. Dabei überprüft Abteilung X beispielsweise Layout und Struktur des Briefes bzw. des Flyers und Bereich Y die variablen Daten. Das Problem dabei: Diese Form der manuellen Stichprobenkontrolle versagt, sobald innerhalb einer Aussendung mehrere variable Daten zum Einsatz kommen. Zur Illustration: Eine einzige verschachtelte Variable (siehe Glossar) kann bis zu 10000 Varianten nach sich ziehen. Kein Mensch ist in der Lage, bei dieser Vielfalt alle Änderungen zu erkennen. Viele Unternehmen stellen dann einfach mehr Mitarbeiter für das manuelle Auditing ein – statt mit Technologien zu arbeiten, die den Kontrollprozess insgesamt straffen und gleichzeitig das Fehlerrisiko senken. Zusammen mit einer detaillierten Checkliste, die die einzelnen Zuständigkeiten genau festlegt, ist diese Variante des Audits sicher die bessere Alternative. Wichtig: Es muss klar sein, wer für welche Überprüfung zuständig ist. Ein einfacher, aber grundlegender Schritt – bildet er doch die Grundlage für alle weiteren Prinzipien der Qualitätssicherung. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser Das beste Audit nützt nichts, wenn es nicht überwacht wird. Will man sicher sein, dass alle Prüfaufgaben vollständig erledigt und nachvollziehbar dokumentiert werden, benötigt man automatisierte Kontrollmechanismen. So sollten beispielsweise allgemein anerkannte Adressprüfverfahren wie NCOA (National Change of Address Database), CASS (Coding Accuracy Support System) und Presort zum Standard gehören. Denn damit sinkt das Risiko von Rückläufern erheblich. Sendungen, die beispielsweise das in den USA übliche CASS-Verfahren durchlaufen, weisen eine Korrektheitsquote von durchschnittlich 90 Prozent auf. Ergänzen lässt sich solch ein Check durch eine integrierte Rechtschreibprüfung. Bei noch anspruchsvolleren Szenarien wird die Mailingproduktion automatisch gestoppt und erst dann wieder aufgenommen, wenn ein Dokumentenvergleich vor - genommen und etwaige Fehler – seien es sprachliche, inhaltliche oder formale – behoben sind. Kurz: Es geht hier darum, dass die Verfahren zur Qualitätssicherung hundertprozentig eingehalten werden. Dazu empfiehlt sich der Einsatz einer Checkliste, mittels derer jeder einzelne Prüfungsschritt protokolliert wird. Dokumente wie Software behandeln Knackpunkt in vielen Unternehmen ist die Kommunikation zwischen Marketing und Produktion: Oft fehlen klar definierte Regeln, wie und wo Dokumente gekennzeichnet und gespeichert werden. Die Historie eines Dokuments lässt sich mitunter schwer bzw. gar nicht nachvollziehen: Welche Version ist die aktuellste, welches Dokument ist das Original? Wer darf welche Version verwenden? Was darf gedruckt, was elektronisch verschickt werden? Missverständnisse sind hier vorprogrammiert. Doch das muss nicht sein. So genannte Collaboration-Tools wie SharePoint bieten die Möglichkeit, die Dokumentversionen zentral zu verwalten. Darin eingeschlossen: eine Art Indikator, der jede vorgenommene Änderung markiert und codiert. Diese Codes lassen sich dann in die Über prüfung einbeziehen. Auf diese Weise kennt jeder berechtigte Anwender nicht nur die aktuellste Version, sondern weiß auch, ob die jeweils richtige verwendet wurde. Letztlich geht es hier um dasselbe Prinzip wie bei der Herstellung von Software: Auch dabei arbeitet man in der Regel bereichsübergreifend. Die lückenlose Dokumentation der Entwicklung einschließlich aller Veränderungen und Überarbeitungen ist dabei ein Muss, um Program- Es lohnt sich, genau definierte Prozesse zur Qualitätssicherung in der Dokumentenverarbeitung zu etablieren. Abb.: wrightstudio, Fotolia. BIT 2–2017 | 57


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