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BIT 02-2017

Geschäftsprozesse Scannen, Capturing, PDF Foxit: Wohnbau GmbH komprimiert gescannte Mieterakten Optimale Unterstützung Die Wohnbau GmbH ist erfolgreich in den Bereichen Verwaltung, Vermietung, Neubau und Altbausanierung von Wohnungen tätig. Damit die vor Ort ansässigen Hausmeister auf die in den Mieterakten vorliegenden Dokumente schneller zugreifen können, werden diese in hochkomprimierte PDF/ADateien konvertiert. für die Immobilienwirtschaft, verwaltet. Da die Wohnbau die meisten Dokumente zehn Jahre aufbewahren muss, nutzt sie das PDF/A-Format, den ISO-Standard für die Langzeit - archivierung von PDF-Dokumenten. Wärmstens empfohlen Bei der Digitalisierung der Bestands - akten holte sich das Unternehmen Unterstützung von der Alpha Com GmbH. Der Scandienstleister nutzt den PDF Compressor der Foxit Europe GmbH zur Konvertierung von gescannten Dokumenten in hochkomprimierte, volltextdurchsuchbare PDFbzw. PDF/A-Dateien. „Alpha Com hat uns den PDF Compressor auch empfohlen“, so Andreas Neuhaus. Denn das Unternehmen suchte nach einer Lösung zur Verkleinerung archivierter Dateien. Damit soll sich die Ladezeit für die vor Ort ansässigen Hausmeister reduzieren, wenn sie auf die in der Zentrale auf dem Server liegenden Dokumente zugreifen wollen. Dies erfolgt entweder über ein iPad bzw. über PCs, die mit einem herkömm - lichen DSL-Anschluss versehen sind. Überzeugende Leistung Nach einigen Testläufen war die Wohnbau von der Leistungsfähigkeit des PDF Compressors überzeugt und installierte den ersten Server im Dezember 2015. Von da an scannten die Mitarbeiter die im Tagesgeschäft anfallenden Dokumente, die dann vom PDF Compressor komprimiert und in volltextdurchsuchbare PDF/A-Dateien konvertiert werden. Dazu hat das Unternehmen ein Verzeichnis erstellt, in dem die digitalisierten Dokumente abgelegt werden. Dieses prüft der PDF Compressor in regelmäßigen Abständen, um zu erkennen, ob neue Dokumente vorhanden sind, verarbeitet diese automatisch im Hintergrund und verschiebt sie als PDF/A-Datei in das Laufwerk des Anwenders. Die Mitarbeiter legen dann diese Dateien im Archiv-Client des ERP-Systems ab. „Der PDF Compressor macht genau das, was wir brauchen“, so Neuhaus. „Weder bei der Installation noch bei der täglichen Arbeit gab es bisher irgendwelche Probleme.“ Neben der Ladezeit für die Hausmeister spart das Unternehmen durch die geringeren Dateigrößen Zeit und Geld bei der Digitalisierung. Denn das Unternehmen kann nun Dokumente eigenständig verarbeiten, die früher zum Dienstleister gebracht wurden. Darüber hinaus ist die Größe der Archiv-Datenbank auf einen Bruchteil „geschrumpft“. Im ersten Quartal 2016 integrierte das Unternehmen drei weitere PDF Compressor Server für die dezentralen Standorte. Stand heute hat die Wohnbau etwa 100000 Seiten mit der Lösung von Luratech verarbeitet. Wenn größere Dokumentenbestände zu verarbeiten sind, beispielsweise beim Ankauf einer Immobilie, erhält Alpha Com einen entsprechenden Auftrag. Da der Scandienstleister auch die Luratech Software nutzt, sind alle archivierten Dokumente von derselben Qualität. (www.foxitsoftware.com/de) Als Bestandsunternehmen bewirtschaftet die Wohnbau GmbH bundesweit ca. 18000 Wohnungen. Zusätzlich werden von der Tochtergesellschaft Wohnbau Service Bonn GmbH rund 4500 Wohnungen für Dritte verwaltet. Dabei fallen zahlreiche Dokumente, Bilder und Pläne an – zum Teil auch in Farbe – bei der Kommunikation mit Mietern, wie beispielsweise Verträge und Abrechnungen, oder mit beauftragten Handwerksunternehmen, die ihre Renovierungstätigkeiten bebildern. „Alles, was an Korrespondenz anfällt, wird bei uns archiviert“, er - läutert Andreas Neuhaus, Netzwerk - ad ministrator bei der Wohnbau. Dazu werden die Unterlagen gescannt und mit Wodis Sigma, einer speziellen Enterprise-Resource-Planning-Software Die Wohnbau GmbH bewirtschaftet bundesweit ca. 18000 Wohnungen; rund 4500 Wohnungen werden zusätzlich von der Wohnbau Service Bonn GmbH für Dritte verwaltet. 52 | BIT 2–2017


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