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BIT 02-2017

automatisiert über einen transparenten Workflow gesteuert. Dadurch können Rechnungen zügiger bearbeitet und Skontofristen eingehalten werden. Ebenfalls mit dem digitalen Archiv gekoppelt wurde die branchenspezi - fische Verlagssoftware HUP, die als führende Anwendung bei U+U unter anderem die komplette Kunden- und Abonnentenverwaltung abbildet. Über die Eingabe der Kundennummer erhalten die zehn Mitarbeiter im Leserservice heute blitzschnell Zugriff auf alle Dokumente, die diesen Kunden betreffen, z. B. Rechnungsbelege oder Schriftverkehr. Ein Vorteil, der u. a. dabei hilft, die Reklamationsbearbeitung, die ebenfalls über elektronische Aufgabenlisten gesteuert wird, schnell und zuverlässig durchzuführen. Auch E-Mails werden beim Medienhaus zentral archiviert. Alle nicht persönlich adressierten E-Mails gelangen in ein zentrales Outlook-Postfach, das von einer Person überprüft wird. Bei den E-Mails handelt es sich z. B. um Anfragen, Bestellungen, Nachsendungen, Lieferunterbrechungen, Reklamationen und Kündigungen. Abhängig vom Inhalt werden sie von Docuware mit Indexbegriffen versehen im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt und einem Workflow übergeben. Automa - tisiert gelangen sie in die jeweiligen Aufgabenlisten der zuständigen Mit - arbeiter, damit diese die elektronische Post zeitnah bearbeiten können. Rechtssicher archiviert Digitalisiert werden nicht nur kaufmännische Belege und die Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten, sondern auch Coupons für Probeabos der Ludwigsburger Kreiszeitung. Diese Gutscheine im Postkartenformat werden über Promotoren an öffentlichen Plätzen angeboten und laut Thomas Ellinger in großer Stückzahl von Interessenten ausgefüllt. Im Verlag werden die Coupons gescannt; anschließend erhalten die Mitarbeiter des Leser - service diese zur Bearbeitung in ihren Aufgabenlisten. Neben der Adresse des Abo-Interessenten werden auch Zusatzinformationen wie ein mög - liches Interesse an weiteren Verlags - leistungen erfasst und ein zeitlich begrenztes Zeitungsabonnement unter einer neuen Kundennummer angelegt. Nach ihrer Digitalisierung werden die Coupons vernichtet. „Auf Knopfdruck können wir dank DMS beispielsweise erkennen, wenn ein und dieselbe Person wiederholt Probeabos anfordert und bei Bedarf rechtssicher nach - weisen, dass sich ein Interessent zur telefonischen Kontaktaufnahme bereit erklärt hat“, erklärt Thomas Ellinger. Mitwachsende Software Nach sechsjährigem produktiven Betrieb ist das ECM-System fest im Unternehmensalltag des Medienhauses etabliert. Fast 300000 Dokumente umfasste das digitale Archiv Mitte 2016, monatlich kommen rund 4000 hinzu. Grund genug für die Verantwortlichen, weitere Ausbaustufen ins Auge zu fassen. Konkrete Pläne bestehen u. a. im Bereich der Lohnbuch - haltung. „Die Datenübergabe von Addison an Docuware ist problemlos“, so Thomas Ellinger. Besonders wichtig ist dem Leiter Publishing- und Anwendungssysteme, dass Docuware über ein sehr feingliedriges Rechtesystem auf Benutzer-, Gruppen- und Rollenebene verfügt. Durch den Hochsicherheitsmodus, den das DMS bietet, werden die Dokumente zusätzlich verschlüsselt und damit selbst vor Zugriffen des Systemadministrators geschützt. Eine Voraussetzung, die laut Ellinger auch die spätere Einführung komplett digitaler Personalakten ermöglicht. „Denn gerade im Personalwesen genießt der Schutz vor unautorisiertem Datenzugriff einen extrem hohen Stellenwert.“ Bereits in naher Zukunft werden auch die Zeitungsredakteure der Ludwigsburger Kreiszeitung von den Vorteilen des digitalen Dokumenten- Managements profitieren. Geplant ist, dass sie über Tablets und Smartphones auf das Archiv zugreifen. „Redakteure, die als Pressevertreter an Rats- und Ausschusssitzungen der Stadt Ludwigsburg teilnehmen, könnten sich beispielsweise an ihrem Arbeitsplatz Sitzungsunterlagen vorab über das Stadtportal downloaden und im PDFFormat archivieren. Vor Ort haben sie dann die Möglichkeit, mobil auf diese Dokumente zuzugreifen und – für die spätere Berichterstattung – interaktiv Markierungen vorzunehmen oder Ergänzungen bzw. Kommentare hinzuzufügen“, erklärt Thomas Ellinger. Die beschriebene Vorgehensweise, die das bisherige Ausdrucken großer Papiermengen und das handschriftliche Kommentieren vermeidet, stößt bei den betroffenen Mitarbeitern auf sehr positive Resonanz. Ellinger zufolge könnte dieses Projekt der Startschuss für die Digitalisierung einer Reihe weiterer redaktioneller Arbeitsprozesse sein. (www.docuware.com www.lkz.de) Im Mittelpunkt des Geschäftsbetriebs von Ungeheuer + Ulmer steht die Herausgabe der Ludwigsburger Kreiszeitung, die mit einer Auflage von 37200 Exemplaren Leserinnen und Leser im gesamten Landkreis erreicht. BIT 2–2017 | 27


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