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BIT 02-2017

Als Steingut-Fabrik gegründet, hat sich Duravit zu einem weltweit bekannten Hersteller für Sanitärkeramik, Badmöbel, Duschund Badewannen etc. entwickelt. Abb.: Duravit. jegliche Dokumente der letzten zehn Jahre übernommen und befinden sich seitdem – revisionssicher archiviert – in Doxis4. Im Jahr 2012 folgte die Einführung der elektronischen Kundenakte mit Anbindung an das ERP-System Infor. Ziel war es, den Kommunikationsaufwand innerhalb der nationalen sowie internationalen Fachabteilungen deutlich zu reduzieren und die Informationsverfügbarkeit standortübergreifend zu erhöhen. Bislang gab es zwischen den verschiedenen Standorten viele aufwendige Kommunikationsprozesse per Telefon und E-Mail. Vor allem Vertriebsgebiet-übergreifend kam es oftmals zu Rückfragen. So wollte z. B. der Ansprechpartner in der ausländischen Tochtergesellschaft vom Duravit- Vertrieb in Hornberg die Originaldokumente zu den aktuellen Lieferungen an seine Gesellschaft vorab zugemailt bekommen. Da bestimmte Dokumente zum Teil ausschließlich in Papierform existierten, konnten diese Rückfragen oftmals nur mit sehr hohem manuellem Kommunikations- und Suchaufwand beantwortet werden. „Zudem hatten wir das Problem, dass wir im bisherigen Archiv nicht detailliert genug Berechtigungen einrichten konnten, sowohl mandantenüber - greifend, als auch innerhalb der Mandanten z. B. auf einzelne Vertriebs - gebiete“, schildert Werner Höltl. Diese Struktur brachte die elektronische Kundenakte schon mit, inklusive Anbindung an das ERP-System Infor. Durch die Übernahme der täglich mehr als 5000 Dokumente und Indexwerte aus dem ERP-System wird die Kundenakte quasi automatisiert gefüllt und zudem revisionssicher abgelegt. Zudem können die Duravit-Mitarbeiter ausgewählte Dokumente manuell aus der gewohnten Microsoft- bzw. Notes- Oberfläche bequem per Drag & Drop in die jeweilige Kundenakte ablegen. Zusätzlich zur elektronischen Kundenakte führte Duravit im Jahr 2015 die elektronische Lieferantenakte ein, die ebenfalls an das ERP-System angebunden wurde. Zum Jahreswechsel 2015/2016 wurde die Akte weltweit ausgerollt. Sie dokumentiert den gesamten Lebenszyklus der Geschäfts - beziehung mit einem Lieferanten. Bestellungen, Bestelländerungen, Abrufaufträge oder auch Lieferscheine werden innerhalb der Akte gebündelt und stehen standortübergreifend im ECM-System zur Verfügung – die Einkaufsteams der internationalen Duravit-Standorte arbeiten seitdem auf einem aktuellen und identischen Informationsstand. Mit den beiden elektronischen Akten haben die Mitarbeiter aus Vertrieb und Einkauf (je nach Berech - tigung) weltweit Zugriff auf alle Geschäftsunterlagen eines Kunden oder Lieferanten. „Neben der erhöhten Auskunftsfähigkeit hat sich der Kommunikationsaufwand zwischen unseren internationalen Standorten und der Zentrale in Hornberg deutlich reduziert“, freut sich Werner Höltl. E-Akten optimieren weltweite Fertigung 2016 stand daher ganz im Zeichen weiterer Aktenlösungen, z. B. für die Bereiche Qualitäts- (QM) sowie Produktmanagement (PM). Gerade diese Abteilungen müssen sicherstellen, dass an sämtlichen internationalen Duravit- Standorten mit den gleichen technischen Beschreibungen wie etwa Montage und Installationsanleitungen gearbeitet wird. „Egal ob das Waschbecken in Deutschland, Frankreich oder Ägypten gefertigt wird – Montage - hinweise wie der Abstand zwischen zwei Löchern inklusive der erlaubten Toleranzwerte müssen für jeden Produktionsstandort jederzeit einsehbar sein“, berichtet Höltl. Ohne ECM hat man dies über eine Dokumentenablage in Explorer-Laufwerken oder mit aufwendiger E-Mail-Korrespondenz bewerkstelligt, eine sehr ineffiziente Methode. Elektronische QM- und PM-Akten ermöglichen dagegen eine standortübergreifende Einsicht in sowie den Zugriff auf alle relevanten Fertigungsdokumente. Ändert sich beispielsweise der Duravit-Logo-Aufdruck auf einem Waschbecken, kann die jeweilige Produktbeschreibung durch PM-Mit - arbeiter sofort angepasst und als neue, aktualisierte Version abgelegt werden. Diese integrierte Versionierung stellt sicher, dass überall auf der Welt jeweils die aktuellen Produktinformationen zu einem Waschbecken im zentralen ECM-System einsehbar sind und keine Produktionsfehler auftreten. „Zudem überlegen wir, den ausländischen Standorten auch zusätzliche Berechtigungen für bestimmte Dokumentenklassen zuzuteilen, die sie selbst verwalten sollen“, sagt Werner Höltl. So können die Mitarbeiter an den internationalen Duravit-Standorten länderspezifische Dokumente direkt lokal ergänzen und ablegen. (www.ser.de www.duravit.de) BIT 2–2017 | 25


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