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BIT 01-2017

Output-Zentrale und Document-Factory Output-Management 60 | BIT 1–2017 Brainsphere: Sicht(en) auf die Anforderungserhebung Den Durchblick schaffen Die Anforderungserhebung ist ein Bestandteil der Anforderungsanalyse und damit die Basis für alle folgenden Schritte – von der Planung bis hin zur Implementierung. In einem Fachartikel erläutert Rebecca Wald von Brainsphere anhand eines Fallbeispiels eines Output-Systems die Notwendigkeit eines systematischen Ansatzes zur Anforderungserhebung. Meistens wird die Anforderungserhebung für Output-Systeme mit minimalem Aufwand und Personal durchgeführt, denn die Hauptanforderung an das System ist eindeutig: es muss drucken. Diese simple Hauptanforderung erschafft das falsche Bild von einfachen und eindeutigen Anforderungen. Daher kann die Notwendigkeit für komplexes Anforderungsmanagement oft nicht begründet werden. Mit einem Fallbeispiel soll eine simple Anforderungserhebung näher erläutert werden: In der Erhebung werden identifizierte Stakeholder des Output-Systems mit unterschiedlichem Know-how und Expertise einbezogen. Alle Stakeholder werden in Gruppen organisiert. Die Einteilung erfolgt entweder nach einem gemeinsamen Themenschwerpunkt (Fachabteilung, Projekt) oder nach gemeinsamen Rollen (Sachbearbeiter, Textadministrator). Befindet sich ein Projekt am Anfang, wird meist ein Workshop für eine initiale Anforderungssammlung durchgeführt, an dem die Business-Analysten des Projekts und Stakeholder teilnehmen. Die Anforderungen werden dokumentiert, als Basis für nachfolgende Arbeitsschritte. Diese Ergebnisse werden dezentral abgelegt und zu späteren Zeitpunkten, d. h. wenn Anforderungen einen höheren Reifegrad haben, in offiziellen Dokumenten für Projektbeteiligte veröffentlicht. Die statische Dokumentation von Anforderungen in verschiedenen und dezentral gespeicherten Dokumenten erschwert es Workshop-Teilnehmern oft, sich ausreichend vorzubereiten. Dies führt gleichermaßen zu offensichtlichen Anforderungen sowie zu detaillierten Anforderungen. Des Weiteren ist das Prüfen auf Vollständigkeit und das Erkennen von Abhängigkeiten zwischen Anforderungen, die auf diese Art und Weise dokumentiert sind, nicht möglich. Diese wäre nur Mithilfe von weiteren Werkzeugen, wie z. B. erweiterten Attributen möglich. Zusammenfassend ist das Resultat der Anforderungserhebung meist eine eindimensionale und statisch dokumentierte Sicht auf das System, die hauptsächlich greifbare Merkmale beschreibt. Mithilfe des Kano-Modells kann die Problematik einer solchen Vorgehensweise erläutert werden. Es kategorisiert die Anforderungen in drei Gruppen: Begeisterungsmerkmale, Leistungsmerkmale und Basismerkmale. Das Resultat der zuvor beschriebenen Anforderungserhebung beinhaltet fast nur Leistungsmerkmale. Das Kano-Modell Im Folgenden wird das Kano-Modell kurz vorgestellt, um zu verdeutlichen, warum diese Anforderungsgruppe für eine vollständige Beschreibung eines Systems nicht ausreicht. Das Kano-Modell zeigt die drei Arten von Anforderungen, mit denen die Kundenanforderungen klassifiziert werden können: 1) Basismerkmale: Unbewusste (implizite) Anforderungen, die notwendig sind, aber nicht die Kundenzufriedenheit steigern. Sie werden erst bei Nichterfüllung wahrgenommen, z. B. die Skalierbarkeit des Output-Systems. 2) Leistungsmerkmale: Bewusste Anforderungen, die formuliert werden können. Sie beseitigen Kundenunzufriedenheit, z. B. weitere Output-Kanäle (DE-Mail, E-Mail), die das Output System unterstützten muss. 3) Begeisterungsmerkmale: Nutzen stiftende, innovative Merkmale, die meistens nicht von dem Kunden erwartet und formuliert werden, z. B. das Unterschreiben von signaturpflichtigen Dokumenten mit Signaturpads. Nur mit erweiterter Dokumentation mit Prozess- oder Datenbezug, die eine mehrdimensionale Sicht auf das System ermöglicht, können Basis- und Begeisterungsmerkmale erhoben werden. Diese Anforderungsgruppen können nur in einer gewissen Betrachtungsweise erkannt werden. Der folgende Ansatz ermöglicht, ein mehrdimensionales Bild der Anforderungen für ein System konsistent und vollständig zu erstellen, mit dessen Hilfe nicht nur Leistungsmerkmale sondern auch Begeisterungs- sowie Basismerkmale erhoben werden können. Mehrdimensionale Sicht Die erste Sicht ist die übergreifende Prozesssicht, die mithilfe des Document Flows visualisiert werden kann. Dieser beschreibt den Dokumenterstellungsprozess. Der Document Flow wird als Werkzeug für die Grundlage der Anforderungserhebung genutzt. Rebecca Wald, IT-Consultant bei der Brainsphere Informationworks GmbH: „In ECMProjekten, vor allem Output- Management- Projekten wird für die Konzeptionsund Analyse Phase oft nicht genug Zeit und Budget eingeplant.“


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