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BIT 01-2017

Geschäftsprozesse Arbeitswelt im Wandel Oliver Nolte, VP Business Development LEO bei Xerox: „Mittlerweile wird zumindest der Wille, Arbeitsprozesse zu digitalisieren, immer größer, wie unsere Studie ‘Digitalisierung der Arbeit’ zeigt.“ 36 | BIT 1–2017 Oliver Nolte, Xerox Reibungsloser Workflow Zukunftsorientierte Arbeitsplatzkonzepte: Der Traum vom papier - losen Büro existiert bereits seit der Erfindung des PCs. Und das ist mittlerweile immerhin ein paar Jahrzehnte her. Bislang taten sich jedoch viele Unternehmen, Behörden und öffentliche Einrichtungen mit der Umsetzung schwer. Mittlerweile wird aber zumindest der Wille, Arbeitsprozesse zu digitalisieren, immer größer, wie unsere Studie „Digitalisierung der Arbeit“ zeigt. Darüber hinaus unterstützen digitale Lösungen auch diejenigen, die mobil arbeiten wollen oder müssen und dabei weder auf die Bearbeitung von Dokumenten noch auf deren Ausdruck verzichten können. Mit entsprechenden Lösungen verliert der Arbeitsplatz im besten Sinne endgültig jede Bodenhaftung und wird auch in räumlicher Hinsicht flexibel wie nie zuvor. Unsere Multifunktionssystemen bieten z. B. die erweiterte Möglichkeit, Dokumente einzuscannen und digital zu archivieren bzw. der Fähigkeit, auch sehr große Datenmengen zu verarbeiten und damit dokumentenbasierte Arbeitsprozesse ohne Papiereinsatz über PC und Tablet zu realisieren, lässt sich der Übergang zu einer digitalisierten Arbeitsweise starten oder beschleunigen, ohne dass bestehende Arbeitsprozesse komplett umgestaltet werden. Vorteile: Verschlankte Arbeitsabläufe, mehr Flexibilität oder zeitliche und finanzielle Einsparpotenziale: Die Vorteile des digitalen Wandels haben sich herumgesprochen. Das geht auch aus unserer Studie hervor. 71 Prozent der Befragten gaben zudem an, bereits Prozesse identifiziert zu haben, bei denen der Einsatz intelligenter Automatisierungstechnologien von Vorteil wäre. Vor allem in der Buchhaltung (38 Prozent), der Kostenabrechnung (37 Prozent) sowie der Kundenbetreuung (35 Prozent) sehen Unternehmen und öffentliche Auftraggeber mögliche Einsatzbereiche von automatisierten digitalen Workflows. Digitalisierte Dokumente unterstützen einen reibungsloseren Workflow, denn sie minimieren den Auf- wand im Hinblick auf Handling und Verfügbarkeit, unterstützen die Entscheidungsfindung – und sorgen generell für schnellere, effizientere Prozesse. Das spart Zeit und Geld und sorgt letzten Endes auch für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Flexibilität: Xerox ist in puncto Digitalisierung von Arbeitsprozessen führend und bietet die passenden Produkte und Services an, die eigenen Mitarbeitern oder Kunden erlauben, von überall auf relevante Informationen und Prozesse zuzugreifen. Unsere Multifunktionssysteme geben dafür ein gutes Beispiel ab: Mit nur einem Knopfdruck wandern Unterlagen in die Cloud oder direkt zu den Kollegen – egal, ob sie am Nebentisch oder auf einem anderen Kontinent sitzen. Wir bei Xerox haben schon seit einiger Zeit keinen festen „eigenen“ Sitzplatz mehr. Vor ca. zwei Jahren hat Xerox ein „Shared-Desk-Modell“ eingeführt und die Home-Office-Optionen erweitert. Mitarbeiter können sich also je nach Situation entscheiden, ob sie für Meetings ins Büro kommen oder lieber zuhause dringende Aufgaben erledigen, die größere Konzentration erfordern. Doch gerade bei einem so schließt und dem die gesamte Büro - gestaltung Rechnung tragen muss. Vorteile: Im Zuge der Digitalisierung sind Unternehmen bestrebt, sich in allen Bereichen so gut wie möglich zu positionieren. Dabei sind die eigene Konkurrenzfähigkeit wie auch die Attraktivität für junge Talente gleichermaßen von Bedeutung. Sharp hat mit „My integrated office“ ein modulares Konzept zur Arbeitsplatzgestaltung entwickelt, mit dem Unternehmen die Digitalisierung schrittweise in allen Bereichen vorantreiben können. Flexibilität: Mobilität und flexible Arbeitsformen spielen bereits heute eine wichtige Rolle und werden immer weiter zunehmen. Es sind nicht nur die globale Vernetzung und zunehmende Digitalisierung, die neue Arbeitsweisen erfordern, sondern auch die gestiegenen Ansprüche der Mitarbeiter. Unternehmen müssen daher vielfältige Möglichkeiten für flexible Arbeitsmodelle anbieten, die sich an die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter anpassen. Das Büro als stationärer Arbeitsplatz wird in Zukunft nach wie vor den „Kern“ für produktives und teambezogenens Arbeiten bilden, mobile Lösungen müssen im modernen Arbeitsalltag jedoch als Ergänzung zur Verfügung stehen. Revolution und Work-Life-Balance: Die Digitalisierung verändert unsere Gesellschaft von Grund auf in allen Bereichen, gerade in der Arbeitswelt werden diese Veränderungen immer tiefgreifender und stärker spürbar. Insofern kann man hier durchaus gerechtfertigt von einer Revolution sprechen. Grundsätzlich bringt die damit einhergehende Flexibilität Arbeitnehmern große Vorteile, da sich der Arbeitsrhythmus stärker an individuelle Bedürfnisse anpassen lässt. Entscheidend ist, dass diese Flexibilität richtig gehandhabt wird, damit Berufs- und Privatleben möglichst voneinander getrennt bleiben. Mitarbeiter und Vorgesetzte sollten hier genaue Regeln definieren, was beispielsweise die Erreichbarkeit zu bestimmten Zeiten angeht. (www.sharp.de)


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